Yogyakarta – Direktorat Sumber Daya Manusia UGM menggelar workshop dan uji materi aplikasi OASis atau Office Automation System pada Rabu, 24 Juni 2015 di ruang Learning and Development Center, Graha Sabha Pramana lantai 1. OASis merupakan sebuah sistem informasi tata kelola organisasi yang memanfaatkan teknologi informasi sebagai sarana pemrosesan berbagai layanan administratif bidang SDM. OASis dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan Direktorat Sumber Daya Manusia dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan memperhatikan efektivitas, efisiensi, kepatuhan terhadap aturan yang berlaku, serta kemudahan dalam melaksanakan tugas. OASis dapat dimanfaatkan oleh para pemangku kepentingan di lingkungan Direktorat SDM untuk berbagai aktivitas yang meliputi pengelolaan surat keluar secara virtual, berbagi data dan informasi, menyimpan berbagai data base ke-SDM-an, monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
Workshop dan uji materi dilaksanakan dalam dua sesi. Sesi pertama berlangsung dari pukul 09.00 – 11.30 WIB, sedangkan sesi kedua berlangsung pada pukul 12.30 – 15.00 WIB. Kedua sesi pelaksanaan tersebut dihadiri oleh seluruh pegawai dan komponen dari Direktorat SDM UGM. Sesi pertama workshop dan uji materi dibuka oleh Direktur SDM, Dr. Ratminto. Dalam sambutannya beliau menyampaikan perubahan tantangan lingkungan menuntut SDM harus adaptif menghadapi perubahan. Melalui otomasi diharapkan akan mempermudah dan memperingan kerja-kerja administratif. Selain itu beliau berpesan agar aplikasi OASis ini dapat digunakan dan mendorong efektivitas dan efisiensi kerja di lingkungan Direktorat SDM. “Organisasi selalu dituntut untuk bisa adaptif menghadapi segala perubahan, sebab sebuah organisasi hidup dalam lingkungan yang dinamis. Saya berharap kehadiran OASis ini bisa diterima dengan baik, membantu mempermudah kerja Bapak dan Ibu agar lebih efektif dan efisien,” ujar Dr. Ratminto, M.Pol.Admin dalam sambutannya ketika membuka sesi pertama workshop.
Menurut Dr. Ratminto, M.Pol.Admin, selama ini kinerja SDM masih banyak terbebani oleh pemenuhan aspek-aspek teknis-administatif sehingga masih belum sepenuhnya fokus terhadap pembenahan hal-hal yang substantif. Dengan adanya aplikasi dan sistem OASis ini, Dr. Ratminto berharap dapat mereduksi dominasi aspek teknis-administratif dalam kinerja Direktorat SDM UGM dalam mengelola dan membangun kapasitas SDM di lingkup UGM. Harapan tersebut merujuk pada fungsi dan manfaat OASis bagi pengembangan kapasitas SDM di lingkup UGM, diantaranya pemangku kepentingan dapat melaksanakan kewajiban dan tanggungjawabnya tanpa dibatasi ruang dan waktu selama masih terhubung dalam jaringan internet, dan dengan automatisasi diharapkan kegiatan administrasi dapat dilaksanakan secara lebih mudah, efektif dan efisien.
“Dengan otomasi diharapkan dapat mempermudah kerja Bapak-Ibu, sehingga tidak ada lagi surat sulit dicari, atau SK yang formatnya berbeda-beda untuk hal yang sama. Dengan demikian kita bisa segera beranjak pada pemenuhan aspek-aspek substantif secara lebih intensif demi perbaikan kualitas dan kapasitas SDM di lingkup UGM,” ungkap Dr. Ratminto, M.Pol.Admin di akhir sambutannya.
Dalam sambutan sesi kedua workshop dan uji materi, Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si mengatakan hal senada. Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si menambahkan bahwa UGM sebagai universitas besar menyangga amanah dan harapan yang besar dari banyak pihak. Oleh karenanya UGM harus terus berbenah. “Adaptasi pola kerja dari manual ke digital, tidaklah mudah. Oleh karena itu, kita perlu memiliki komitmen bersama untuk terus berupaya belajar dan menggunakan sistem tersebut” ungkap Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. Hal ini benar-benar harus diperjuangkan implementasinya mengingat personil atau pegawai yang jarang membuka OASis akan tertinggal informasi. “OASis diharapkan menjadi kebutuhan staf Direktorat Sumber Daya Manusia karena manfaatnya,” ujar Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si saat mengakhiri sambutannya.
Pada overview aplikasi, Evi N. Widiyaningsih, SIP, M.B.A selaku Ketua Tim Pengembangan Aplikasi menyampaikan bahwa OASis ditujukan bagi seluruh pemangku kepentingan di Direktorat SDM. Pemanfaatan aplikasi secara optimal diharapkan dapat memberikan berbagai manfaat diantaranya mempercepat birokrasi persuratan, mempercepat temu kembali surat keluar yang dihasilkan Direktorat SDM, penyimpanan arsip yang hemat tempat dan mudah diakses kapanpun dimanapun selama terhubung internet, efisiensi layanan administrasi kepegawaian, dan kecepatan sediaan informasi untuk pengambilan keputusan. Namun demikian, pemanfaatan OASis juga memiliki beberapa tantangan antara lain adaptasi pegawai terhadap perubahan pola kerja manual menuju digital dan keengganan pegawai untuk belajar hal-hal baru.
Uji materi dipandu oleh Bapak Agoes Erwin Sulaiman, Bapak Farid Ghufron Sanusi dan Rima Ranintya. Beberapa menu utama dalam OASIS diantaranya adalah MARs (Manajemen Arsip dan Surat Keluar), Modul Digilibs (Digital Library Direktorat SDM), Modul SMS, Modul Ceklis, Modul MoniS (Monitoring Usulan Dosen UGM), Modul Info Grafis, Modul Agenda dan Modul Asik (Administrasi Kepegawaian). Modul-modul tersebut dapat terus bertambah dan akan terus dikembangkan untuk mendukung pemrosesan administrasi kepegawaian. Secara garis besar modul-modul yang dikembangkan memiliki fitur-fitur sebagai berikut:
- Modul MARs ditujukan untuk mengelola surat keluar. Modul ini memuat fasilitas pengambilan nomor surat keluar, ekspedisi, dan daftar surat keluar.
- Modul DigiLibs merupakan lumbung/repository untuk menyimpan dan mengelola dokumen digital Direktorat Sumber Daya Manusia.
- Modul SMS merupakan fasilitas sms broadcast yang ditujukan untuk mengirimkan berbagai informasi terkait kegiatan ataupun layanan administrasi kepegawaian kepada SDM di lingkungan UGM.
- Modul Ceklis digunakan untuk mencatat kelengakapan berkas pengajuan usulan proses administrasi kepegawaian.
- MoniS merupakan aplikasi monitoring usulan kenaikan pangkat dan jabatan bagi dosen di lingkungan Universitas Gadjah Mada. Aplikasi ini sudah ada sebelumnya, dan dicangkokkan ke OASIS.
- Modul Info Grafis merupakan sarana untuk menampilkan data-data ke-SDM-an dalam bentuk grafik maupun chart statistik. Data-data dalam grafik disajikan sesuai isian pengguna.
- Modul Agenda adalah sarana untuk menyimpan dan mengelola agenda kerja di Direktorat UGM.
- Modul ASiK (Administrasi Kepegawaian) merupakan modul untuk mengelola administrasi kepegawaian yang sering dilakukan oleh pemroses kepegawaian. Administrasi kepegawaian meliputi pembuatan surat keputusan serta dokumen-dokumen terkait.
Pelaksanaan workshop dan uji materi dalam dua sesi berlangsung dengan lancar. Banyak masukan yang diberikan oleh pengguna dalam rangka pengembangan dan penyempurnaan OASIS. Berdasar rancangan jadwal, aplikasi OASis ini mulai difungsikan secara resmi pada bulan Agustus, setelah dilakukan uji materi dan bugfixing.
Workshop dan uji materi ditutup oleh Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs, Kepala Sub Direktorat Data dan Administrasi Pendidikan dan Pelatihan selaku penanggung jawab pengembangan aplikasi. Dalam sambutan penutupan Erika Purnawati, M.Cs, menyampaikan harapannya kepada Tenaga Kependidikan Direktorat SDM agar terus memberikan masukan dan ide untuk pengembangan aplikasi serta dapat memanfaatkan aplikasi OASis dengan optimal sehingga efektfitas kinerja organisasi dapat meningkat.(Dit. SDM/Rima)
