Yogyakarta – Salah satu tantangan penting dalam memasuki era revolusi industri 4.0 adalah semakin tingginya tuntutan akan pelayanan yang lebih efektif, efesien, dan responsif. Tak hanya diperlukan adanya perubahan dari segi penggunaan teknologi informasi yang mumpuni, perubahan mindset penyedia layanan pun harus dilakukan dalam memberikan pelayanan terbaik bagi setiap pelanggan. Perkembangan teknologi informasi saat ini memungkinkan setiap instansi untuk terus menghasilkan inovasi dalam rangka memberikan pelayanan publik yang responsif. Hal ini mengemuka dalam Workshop Inovasi Pelayanan Publik dan Launching Prima SDM, di Grand Ballroom, Hotel Eastparc, Jumat (7/12).
Kegiatan yang diinisiasi oleh Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada tersebut dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Sumber Daya dan Aset, Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto. Dalam sambutannya, Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto menekankan bahwa dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan masuknya dunia pada Era 4.0 menjadikan berbagai industri semakin fleksibel dan beragam. Termasuk dalam pengelolaan perguruan tinggi yang ada di dunia dan menjadi langkah yang penting bagi Universitas Gadjah Mada untuk mampu berinovasi dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan publik yang memumpuni.
Dalam akhir sambutannya, Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto, memberikan apresiasi atas inovasi yang dilakukan dalam bidang pelayanan kepegawaian dan berharap bahwa inovasi yang dilakukan mampu menjadi pemantik hidupnya inovasi-inovasi di bidang lainnya di Universitas Gadjah Mada. Tak lupa, beliau mengharapkan bahwa inovasi yang telah terbangun mampu dijalankan dan dipertahankan dengan baik.
Workshop ini menghadirkan tiga pembicara utama yakni Prof. Dr. Diah Natalisa, MBA selaku Deputi Bidang Pelayanan Publik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Drs. Gugup Kismono, MBA., Ph.D., selaku Sekretaris Rektor UGM, dan Dr. Ratminto., M.Pol.Admin selaku Direktur Sumber Daya Manusia UGM.
Prof. Dr. Diah Natalisa, MBA. selaku pembicara pertama menyatakan sesuai pengalamannya dalam melihat berbagai inovasi pelayanan publik yang telah digalakkan oleh berbagai instansi pusat maupun daerah pada kenyataannya selain membutuhkan adanya ide, pembaharuan, dan semangat melayani diperlukan pula adanya dukungan dari pimpinan instansi.
“Selama ini dari hasil pengamatan kami, pelayanan publik yang memiliki dampak perbaikan signifikan tidak lepas dari komitmen pimpinan bahkan ikut serta dan dirasakan oleh masyarakat”, tambah Prof. Diah seraya menyebutkan berbagai inovasi layanan publik yang telah berhasil dilaksanakan bahkan masuk sebagai pelayanan publik terbaik di tingkat internasional.
Sekretaris Rektor yang juga merupakan penanggung jawab program reformasi birokrasi Universitas Gadjah Mada, Drs. Gugup Kismono, MBA., Ph.D. menekankan akan pentingnya perguruan tinggi sebagai lanscape pendidikan untuk terus berubah sesuai dengan tuntutan dan mampu mendeteksi berbagai masalah dalam organisasi lebih dini. Dalam materinya, beliau juga menyampaikan bahwa UGM saat ini terus berupaya dalam memperbaiki pelayanan publik melalui berbagai inovasi dalam perbaikan prosedur yang melibatkan penggunaan teknologi informasi disertai dengan perbaikan perilaku pegawai.
Selanjutnya Direktur Sumber Daya Manusia memaparkan program inovasi dalam bidang administrasi kepegawaian di Universitas Gadjah Mada yakni PrimaSDM beserta berbagai layanan yang ditawarkan oleh PrimaSDM. Ia menjelaskan ini merupakan langkah besar yang dilakukan dalam rangka perbaikan pelayanan kepegawaian yang ada di UGM. Ia pun berharap bahwa inovasi ini mampu memberikan inspirasi dan gambaran bagi unit lain yang ada di UGM untuk turut berinovasi dalam berbagai pelayanan yang diberikan.
Seperti telah disebutkan sebelumnya, selain pelaksanaan workshop pelayanan publik, acara ini mencakup peluncuran program inovasi pelayanan publik di bidang kepegawaian UGM yang disebut dengan PrimaSDM. Launching PrimaSDM dilakukan oleh Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset, Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto ditandai dengan pemukulan gong didampingi oleh Deputi Bidang Pelayanan Publik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Prof. Dr. Diah Natalisa, dan Sekretaris Rektor, Drs. Gugup Kismono, MBA., Ph.D.
Dalam acara launching PrimaSDM dilakukan pula peluncuran berbagai jenis produk pelayanan PrimaSDM, salah satunya berupa layanan Sakti atau Sistem Lacak Dokumen Terintegrasi bersama-sama dengan segenap tamu undangan. Aplikasi Sakti langsung dapat diunduh pada platform google play dan dipraktikkan oleh tamu yang hadir pada acara ini. Layanan Sakti memungkinkan pengguna layanan kepegawaian yakni Dosen dan Tenaga Kependidikan untuk melacak dokumen yang tengah diproses oleh Direktorat Sumber Daya Manusia.
Dalam demonstrasi penggunaan Sakti terlihat antusiasme yang besar dari tamu undangan yang hadir, diperlihatkan dengan banyaknya pertanyaan yang muncul dalam menggunaan Sakti yang didukung dengan banyaknya peserta yang turut mencoba layanan Sakti langsung dari smartphone masing-masing.
Launching PrimaSDM dilanjutkan dengan pemutaran video PrimaSDM dan Chips yaitu sebuah layanan penjemputan dan pengantaran dokumen yang disertai dengan atraksi pengantaran dokumen oleh Chips-Man kepada Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset diiringi tepuk tangan meriah dari para tamu undangan yang hadir.
Puncak kemeriahan ditandai pula dengan penampilan Tenaga Kependidikan Direktorat Sumber Daya Manusia sebagai gambaran dari adanya komitmen yang kuat dalam memberikan pelayanan terbaik bagi setiap pelanggan. Penampilan ini sekaligus menjadi penutup dari acara launching PrimaSDM.
Acara ini cukup mendapatkan respon postif, baik dari pembicara maupun dari tamu undangan yang hadir. Hal ini ditunjukkan dengan apresiasi yang muncul saat dan setelah acara berlangsung. Salah satunya oleh Prof. Dr. Diah Natalisa, MBA., “Saya telah sering mendapatkan undangan untuk hadir dalam pemaparan dan peluncuran berbagai inovasi, namun untuk perguruan tinggi inilah kali pertama saya diundang dan saya sangat mengapresiasi apa yang telah dilakukan oleh UGM.” (Fatima/DSDM; Foto: Iefan/DSDM)
