Yogyakarta – Permasalahan yang seringkali muncul pada organisasi yang besar adalah bentuk organisasi yang cenderung lebar dengan jumlah pegawai yang terlalu besar. Hal ini berimplikasi pada peran dan kinerja individu yang kurang maksimal dan pengeluaran organisasi untuk kebutuhan pegawai menjadi besar. Sebagai langkah awal untuk mengoptimalkan kinerja individu dan organisasi, Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK) merupakan suatu hal yang harus dilakukan oleh setiap organisasi.
Berdasar analisis data organisasi dibandingkan dengan organisasi sejenis lainnya, Anjab dan ABK menjadi hal mendesak untuk segera dilakukan UGM untuk merespon perubahan dan dinamika yang terjadi. Untuk itu, pada hari Kamis, 15 Maret 2018, Direktorat Sumber Daya Manusia menyelenggarakan kegiatan pelatihan bertajuk Pelatihan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja bagi tim-tim yang telah ditunjuk setiap unit kerja untuk menyukseskan kegiatan Anjab dan ABK.
Pelatihan dilaksanakan di University Club (UC) UGM dan dipandu narasumber yang kompeten di bidangnya, Bapak Dr. Ratminto, M.Pol.Admin. Pelatihan terbagi menjadi dua sesi yaitu, sesi pertama bagi tim yang berasal dari Fakultas dan Sekolah, sedangkan sesi kedua bagi tim dari unit kerja Kantor Pusat UGM.
Pelatihan dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset, Bapak Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto. Beliau memaparkan pentingnya pelaksanaan Anjab dan ABK bagi seluruh unit kerja demi mencapai tujuan UGM dan memaksimalkan kinerja dari seluruh pegawai yang ada.
“Dengan adanya Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja tentu akan diketahui kebutuhan, kualifikasi dan kompetensi masing-masing pegawai apakah sudah sesuai, apakah over-spec atau justru jumlah Tenaga Kependidikan dalam suatu urusan berlebih.” papar Bapak Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto.
Beliau juga menyampaikan bahwa dalam waktu ke depan strategi rekrutmen akan berubah.
“Dalam beberapa waktu kedepan, jumlah Tendik yang sangat banyak ini akan coba dikurangi dengan mengupayakan minus growth, artinya bahwa setiap Tenaga Kependidikan yang pensiun tidak akan diganti dengan rekrutmen Tenaga Kependidikan baru, pengisian jabatan yang ditinggalkan akan dilakukan dengan strategi mutasi antar unit kerja. Meskipun tidak menutup kemungkinan ada rekrutmen untuk jabatan tertentu yang memang memerlukan kompetensi dan kualifikasi khusus.” beliau menambahkan.
Kegiatan diikuti oleh 178 peserta yang berasal dari fakultas/sekolah maupun kantor pusat. Pada sesi pertama, pelatihan dihadiri sebesar 113 peserta yang berasal dari fakultas/sekolah. Sedangkan sesi kedua pelatihan dihadiri 65 peserta dari lingkungan kantor pusat.
Dr. Ratminto, M.Pol.Admin. memulai pelatihan dengan menjelaskan gambaran besar dan dasar-dasar terkait Anjab dan ABK. Dalam pemaparannya, beliau menyampaikan bahwa UGM harus memilih metode yang paling cocok diantara banyak metode yang telah ada selama ini. Penentuan metode perhitungan ABK bagi UGM juga harus mempertimbangkan tujuan dan target waktu yang diinginkan oleh Universitas baik untuk keperluan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Beliau juga menekankan bahwa hal pertama yang harus dilakukan masing-masing unit kerja adalah menyusun peta jabatan existing atau peta jabatan yang sesuai dengan keadaan yang sebenarnya terjadi. Peta jabatan existing merupakan instrumen utama yang dibutuhkan sebagai bahan penyusunan Anjab dan ABK. Selain memberikan pemaparan terkait dengan langkah dan metode dalam penyusunan Anjab dan ABK, Bapak Dr. Ratminto, M.Pol.Admin., juga membuka diskusi bagi setiap peserta yang hadir untuk memberikan tanggapan, pertanyaan maupun saran.
Pelatihan ditutup oleh Bapak Dr. Ratminto, M.Pol.Admin. selaku Direktur Sumber Daya Manusia, sekaligus pembicara pada kesempatan ini. Beliau menuturkan bahwa, diharapkan setiap unit kerja dapat bersama-sama untuk melaksanakan Anjab dan ABK sebagai langkah pertama untuk memperoleh informasi jabatan dan pengoptimalan kinerja individu maupun organisasi. Kebaikan yang didapatkan dari proses bisnis yang dilakukan hanya dapat tercapai apabila ada kerjasama dan komitmen dari setiap unit kerja dan setiap insan yang ada di Universitas Gadjah Mada. (DSDM/Fatima)
