Yogyakarta – Dalam rangka mewujudkan tujuan universitas sebagai “World Class University” tentunya tak lepas dari aspek-aspek dukungan sumber daya manusia. Untuk itu, diperlukan adanya program pengembangan dari seluruh aspek yang ada pada Universitas, terutama aspek sumber daya manusia. Salah satu bentuk pengembangan yang dilakukan adalah dengan memperkuat Tenaga Kependidikan yang bertugas pada bidang administrasi kepegawaian di lingkungan Universtas Gadjah Mada.
Tenaga Kependidikan yang ditugasi dalam urusan administrasi kepegawaian diharapkan dapat memahami dengan baik proses pengurusan adminstrasi kepegawaian seiring dengan berkembangnya kajian-kajian dalam kepegawaian. Beberapa proses yang harus diketahui dalam kegiatan administrasi kepegawaian yakni proses bisnis administrasi, dokumen yang harus disertakan/syarat kelengkapan, waktu pemrosesan, serta wawasan pendukung lainnya.
Untuk itu, dalam rangka peningkatan kompetensi Tendik pada bidang administrasi kepegawaian maupun Kepala Seksi yang membidangi SDM, Direktorat Sumber Daya Manusia UGM menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Administrasi Kepegawaian. Selain bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada Tenaga Kependidikan akan pemrosesan urusan administrasi kepegawaian, pendidikan dan pelatihan ini juga bertujuan untuk memahami output pekerjaan (data kepegawaian) dan pemanfaatan output tersebut dengan sebaik mungkin.
Kegiatan diselenggarakan pada 25-27 Oktober 2017 bertempat di Ruang Bulaksumur, University Center, Universitas Gadjah Mada. Kegiatan diikuti oleh 130 peserta, baik yang berstatus PNS, Tetap SK Rektor, dan Tidak Tetap SK Rektor Universitas Gadjah Mada. Komposisi peserta dapat dilihat pada grafik dibawah ini:
Pendidikan dan Pelatihan Administrasi Kepegawaian dibuka oleh Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia UGM, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si pada Rabu, 25 Oktober 2017.
Kegiatan diisi oleh narasumber yang tidak lain adalah Tim yang dibentuk oleh Direktorat Sumber Daya Manusia yang terdiri atas Tenaga Kependidikan yang ahli di bidangnya.
Pendidikan dan Pelatihan dilaksakan selama tiga hari dengan materi yang cukup berwariasi. Pada hari pertama, materi yang disampaikan adalah Administrasi Rekrutmen dan Pengangkatan Pegawai, Administrasi pemrosesan (karis/karsu, tunjangan KP4, kartu pegawai, kartu BPJS/askes, dan lain-lain), Administrasi Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, Administrasi kepegawaian (NIDN, NIDK, LKD, Serdos, Penelusuran online Karya Ilmiah, cuti, dan lain-lain).
Pada hari kedua, materi yang disampaikan adalah terkait dengan Administrasi Tugas dan Izin Belajar, Administrasi Kenaikan Pangkat/Jabatan (Dosen dan Tenaga Kependidikan), Administrasi Penyetaraan Ijazah Pegawai, dua materi utama ini kemudian dibagi menjadi empat sesi sesuai dengan kebutuhan dan langkah-langkah dari masing-masing proses pengadministrasian.
Sedangkan pada hari terakhir materi yang disampaikan adalah Sistem Informasi Kepegawaian (HRIS) dan pentingnya pengolahan data kepegawaian/manajemen data, Administrasi Pengusulan Penghargaan Pegawai, Administrasi Pengusulan Pensiun Pegawai, Administrasi Evaluasi Kinerja dan Pembinaan Pegawai, Pengadministrasi/Pemroses Kepegawaian sebagai sumber informasi kepegawaian terpercaya.
Selain menggunakan metode pemaparan materi dan diskusi, pelatihan dan pendidikan yang dilakukan juga menggunakan metode pre-test dan post-test dan metode pemberian tugas mandiri. Metode ini bermanfaat untuk mengetahui tingkat pengetahuan sebelum dan setelah mengikuti diklat. Secara praktis, metode ini dapat mengukur tingkat pemahaman peserta atas materi yang disampaikan pada setiap sesi materi yang diberikan. Sedangkan tugas mandiri merupakan tugas yang diberikan kepada peserta sebagai bentuk latihan dan evaluasi yang dilakukan oleh peserta sendiri dan hasilnya disampaikan kepada tim untuk dievaluasi kembali.
Materi dan metode yang disusun tidak hanya bertujuan untuk mengembangkan pengetahuan secara teoritis, namun juga didesain mampu memberikan pengetahuan secara praktis melalui kegiatan praktikal.
Peserta mengikuti kegiatan dengan baik dengan tingkat antusiasme yang cukup tinggi, yang tercermin dari kehadiran dan hasil evaluasi yang cukup baik.
“Dengan adanya diklat ini, saya merasa lebih paham, lebih tahu dan cukup membantu informasi dalam hal masalah kepegawaian. Materi diklat yang disampaikan juga luas dan memuat semua materi adminstrasi kepegawaian”, ungkap M. Bagus Kurniawan salah satu peserta Diklat dari Fakultas Kedokteran.
Lebih lanjut beliau menyampaikan, terkait masukan kepada Direktorat SDM untuk lebih sering mengadakan kegiatan Pendidikan dan Pelatihan dan tidak terbatas pada administrasi kepegawaian semata. Beliau berharap, nantinya Pendidikan dan Pelatihan yang diadakan juga mencakup tugas-tugas pada bagian lain dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan memperlancar tugas-tugas yang diberikan di kantor.
Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Administrasi Kepegawaian ditutup pada tanggal 27 Oktober 2017 pada pukul 16.30 oleh Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia UGM, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. Diharapkan melalui pendidikan dan pelatihan ini dapat diaplikasikan secara baik dalam upaya meciptakan kegiatan pemrosesan administrasi kepegawaian yang efektif dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. (DSDM/Fatima)
