Yogyakarta – Mengacu pada Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Kemenristek Dikti), Universitas Gadjah Mada merespon dengan menerbitkan Peraturan Rektor Nomor 13 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Gadjah Mada.
Guna mensosialisasikan, memberikan pengetahuan serta ketrampilan penyusunan naskah dinas yang sesuai dengan standar baku, Universitas Gadjah Mada melalui Direktorat Sumber Daya Manusia mengadakan Pendidikan dan Pelatihan Tata Naskah Dinas pada 16-19 Oktober 2018 bertempat di Learning and Development Center (LDC), Grha Sabha Pramana.
Kegiatan ini dibuka oleh Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia, Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan pentingnya penyamaan persepsi dalam penyusunan tata naskah dinas disetiap unit kerja yang merupakan satu kesatuan bagian dari Universitas Gadjah Mada.
Beliau menambahkan, “Selama ini permasalahan yang masih muncul di Universitas Gadjah Mada adalah ketidakseragaman bentuk tata naskah dinas yang dikeluarkan antar unit kerja. Banyak unit kerja yang belum mengetahui susunan tata naskah dinas yang baku, yang seharusnya digunakan seragam di setiap unit di Universitas Gadjah Mada. Untuk itu, Diklat Tata Naskah Dinas menjadi sangat penting untuk dilaksanakan.”
Tidak hanya menyasar tenaga kependidikan yang membidangi urusan persuratan, Diklat Tata Naskah Dinas dilaksanakan dengan menyertakan Kepala Seksi Bidang Administrasi, Keuangan, dan Umum dari unit kerja yang ada di Universitas Gadjah Mada. Hal ini menjadi penting karena kepala seksi dianggap sebagai ujung tombak pemeriksa naskah dinas yang keluar dari unit kerja untuk dilanjutkan kepada pihak terkait. Kepala seksi juga berperan dalam menentukan jenjang kewenangan dan memberikan pengarahan dalam prosedur dan hirarki persetujuan naskah dinas yang disusun.
Metode yang digunakan dalam diklat ini tidak hanya menggunakan metode tatap muka dalam penyampaikan materi dan tutorial, namun diklat ini juga menggunakan metode penugasan secara daring sebagai salah satu bentuk evaluasi yang diberikan kepada peserta. Dari segi materi yang diberikan, penyampaian materi tidak hanya berkisar pada teknis tata naskah dinas namun sampai kepada jenjang kewenangan dan prosedur pengiriman dari setiap naskah dinas.
Diklat Tata Naskah Dinas diikuti oleh 38 peserta yang berasal dari unit kerja yang ada di Universitas Gadjah Mada. Peserta diklat mengikuti diklat dengan baik dan antusias. Hal ini terlihat dari hasil pengisian evaluasi diklat yang cukup baik dengan tingkat kehadiran yang cukup tinggi.
“Diklat perlu diadakan secara rutin dan diharapkan mampu memberikan kesempatan yang lebih luas bagi seluruh Pegawai yang ada di unit kerja. Dalam hal ini, Universitas diharapkan memberikan arahan kepada unit kerja agar mampu memvariasi perwakilan yang dikirimkan oleh unit kerja. Selain itu, dari sisi materi, perlu adanya perluasan materi yang dibahas terutama pendalaman permasalahan yang ada di unit kerja sehingga ketika diklat berlangsung pertanyaan dapat diminimalisir karena berbagai permasalahan yang biasanya muncul sudah mampu terbahas,” ungkap Antok dari Fakultas Kedokteran Hewan.
Pelatihan ditutup oleh Tim Diklat, Direktorat Sumber Daya Manusia, Universitas Gadjah Mada. Dalam penutupannya, Tim Panitia berharap dengan adanya Diklat Tata Naskah Dinas ini diharapkan memberikan pemahaman, pengetahuan dan persamaan persepsi pada setiap unit kerja dalam penyusunan tata naskah dinas, sekaligus menjadi bekal ilmu dalam peningkatan kompetensi dan jenjang karier bagi peserta diklat. (Fatima/DSDM)
