Ketatalaksanaan merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pembatalan produk hukum, dan ralat.
Tata Naskah Dinas di lingkungan Universitas Gadjah Mada merupakan suatu sarana komunikasi tertulis yang efektif dan efisien, meliputi tertib administrasi, keseragaman, dan identitas institusi. Aturan Tata Naskah Dinas tertuang dalam Peraturan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 13 Tahun 2018 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Gadjah Mada.
Direktorat Sumber Daya Manusia bekerjasama dengan Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga dan Kantor Hukum dan Organisasi menyelenggarakan Pendidikan dan Pelatihan Tata Naskah Dinas pada tanggal 30, 31, dan 2 Agustus 2019 bertempat di Learning Development Center (LDC) UGM. Sebanyak 59 peserta yang terdiri dari seluruh staf dan pejabat Direktorat Sumber Daya Manusia mengikuti diklat ini yang dikelompokkan menjadi 2 sesi. Narasumber diklat adalah Farida Yuliani, S.S., staf Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga dan Fitria Yuniarti, S.H., M.Kn. staf kantor hukum dan organisasi. Materi yang disampaikan sangat penting karena terkait pekerjaan sehari-hari dan diharapkan setelah mengikuti diklat, peserta dapat dengan mudah menyelesaikan pekerjaan persuratan tanpa adanya kesalahan.
Kegiatan ini diawali dengan Pre Test untuk mengukur pemahaman awal tentang persuratan. Materi pertama yaitu penjelasan tata naskah dinas dan jenis naskah dinas di lingkungan UGM, kemudian diikuti dengan materi teknis seperti penomoran surat, macam-macam naskah dinas, dan landasan hukum penulisan tata naskah dinas. Selain diberi materi berupa ceramah, narasumber juga memberikan tugas mandiri yang harus dikerjakan oleh peserta. Tugas mandiri yang diberikan yakni para peserta harus membuat surat yang baik dan benar dan dikumpulkan secara daring. Tugas peserta kemudian di review secara random oleh narasumber untuk dilihat bersama-sama apakah penulisan surat sudah benar dan tepat.
Kegiatan ditutup dengan Post Test untuk mengukur seberapa paham materi yang diserap dan dipahami oleh peserta. Antusiasme peserta terhadap diklat ini sangat baik, ditunjukkan dengan banyaknya peserta yang berinteraksi dengan para narasumber. Para peserta pelatihan yang memenuhi syarat dan berhasil menyelesaikan tes dengan baik akan mendapatkan sertifikat kelulusan. (SDM/Dewi)
