Komunikasi merupakan salah satu bentuk interaksi yang tidak dapat terlepas dari kehidupan sehari-hari. Sebagai penyedia layanan, Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada (DSDM UGM) tidak akan berjalan dengan efektif apabila interaksi antar manusia didalamnya tidak terjadi komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi menjadi sangat penting bagi suatu organiasasi.
Paradigma baru komunikasi yang mengedepankan inovasi kreatif responsif kekinian, yang adaptif terhadap perkembangan era digital, merupakan jawaban terhadap tuntutan transparansi dan akuntabilitas serta membangun kepercayaan publik (Public Trust) terkait dengan kerja-kerja instansi dan Lembaga pemerintah. Pola komunikasi di era digital telah menyebabkan arus informasi mengalir dengan deras dan cepat, pola-pola komunikasi linier mulai digantikan dengan pola-pola komunikasi simetris, pemanfaatan teknologi informasi komunikasi dan internet semakin mempercepat penetrasi pesan ke dalam berbagai elemen masyarakat, wajar jika Thomas L. Friedman mengatakan jika the world is flat.
Untuk meningkatkan kompetensi staf dalam berkomunikasi dan penanganan komplain, pada tanggal 5,6, dan 8 Mei 2020, DSDM UGM melaksanakan diklat “Komunikasi Efektif dan Complaint Handling”. Penyelenggaraan Diklat kali ini dilaksanakan ketika pemberlakuan Work from Home (WfH), pembatasan maksimal dalam rangka upaya pencegahan penyebaran Covid-19, sehingga diklat dilaksanakan secara online melalui aplikasi Google Meet. Diklat diikuti oleh seluruh staf DSDM UGM yang berjumlah 66 orang yang terbagi menjadi 2 kelas. Dikarenakan diklat online ini merupakan pertama kalinya dilaksanakan oleh DSDM, untuk memastikan diklat berjalan dengan lancar, pada hari Senin tanggal 4 Mei 2020 dilaksanakanlah persiapan diklat yang berupa tutorial penggunaan Google Meet dan pemaparan kontrak diklat yang diikuti oleh seluruh peserta.
Hari pertama, acara dibuka oleh Sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia. Dalam sambutannya, Paminto Adhi, S.E., M.Si. mengatakan bahwa diklat ini pasti akan dibutuhkan dan akan berguna bagi seluruh peran yang ada di DSDM. Oleh karena itu, harapannya peserta dapat mengikuti diklat ini dengan serius sehingga nantinya peserta dapat berkomunikasi dan menangani komplain dengan baik.
Pada hari pertama, peserta diberikan materi tentang “Komunikasi Efektif di Era Digital” oleh Syaifa Tania, S.IP., M.A.. Pada materi pertama ini, peserta diajak untuk memahami formula dasar dalam proses komunikasi, juga memahami pemahaman konsep dasar-dasar komunikasi yang efektif. Melalui materi ini, peserta diharapkan dapat menerapkan praktik komunikasi efektif baik dalam interaksi secara langsung, maupun melalui media digital.
Hari kedua, materi yang diberikan yaitu “Penanganan Keluhan di Perguruan Tinggi” disampaikan oleh Gilang Desti Parahita, S.I.P., M.A.. Pada hari kedua ini, peserta diberikan pemahaman mengenai penyebab dan pengertian keluhan. Disamping itu juga diberikan pemahaman prediktor keluhan terkait SDM di perguruan tinggi dan pemahaman langkah-langkah penanganan keluhan.
Hari terakhir, peserta diberikan materi “Layanan Prima: Peran Vital Komunikasi Efektif dalam Penanganan Komplain” oleh Dr. Muhamad Sulhan. Pada materi ini, dipaparkan prinsip-prinsip komunikasi efektif dalam menangani komplain, diantaranya aspek kesopanan dalam menghadapi komplain dan memaksimalkan komunikasi positif.
Secara keseluruhan, diklat ini berjalan dengan lancar dan tidak ada hambatan yang berarti. Dengan diadakannya diklat ini, selain mendapatkan pengetahuan baru, peserta juga mendapatkan pengalaman baru yaitu mengikuti diklat secara online dan tetap aktif dan produktif ketika WfH. Sebagian besar peserta menyatakan kepuasannya terhadap pelaksanaan diklat ini, terutama dalam sisi efisiensi, baik sisi waktu, tenaga, ataupun biaya. Untuk kedepannya, diharapkan pelaksanaan diklat secara online ini dilaksanakan kembali sehingga peserta tidak harus bertatap muka langsung dan dapat diakses dimanapun peserta berada. Pelatihan ini merupakan upaya mewujudkan program PrimaSDM, dimana salah satunya upgrading kompetensi staf, untuk meningkatkan kualitas pelayanan ke-SDM-an. (Elma/DSDM).
