Arsip merupakan kumpulan catatan dalam berbagai bentuk baik huruf, gambar, rekaman, dan lain-lain, yang memiliki tujuan sebagai bahan informasi. Oleh karena itu, keberadaan arsip baik dalam lingkup instansi, keluarga ataupun perseorangan sangat penting. Dalam lingkup Universitas Gadjah Mada, dengan adanya arsip, memungkinkan proses kerja akan berjalan dengan efektif dan efisien.
Untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan di lingkungan Universitas Gadjah Mada, Direktorat Sumber Daya Manusia bekerja sama dengan Kantor Arsip UGM mengadakan Pelatihan Kearsipan. Diklat Kearsipan ini dikhususkan bagi tenaga kependidikan yang bertugas sebagai sekretaris pimpinan di lingkup Fakultas dan Sekolah. Diklat ini berlangsung selama satu minggu, dimulai pada hari Senin, 17 Februari 2020 hingga Jumat, 21 Februari 2020 dan diselenggarakan di Ruang Sidang Arsip, Kantor Arsip UGM.
Diklat ini diisi oleh narasumber yang berkompeten dibidang kearsipan. Narasumber yang pertama adalah Dra. Sulistyawati, MM yang merupakan Kepala Subdirektorat III Pusat ANRI. Materi yang diberikan adalah Pengantar Kearsipan dan Kebijakan Kearsipan di Perguruan Tinggi. Selanjutnya, materi Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis oleh Muslichah, MA. Pada hari kedua diawali oleh materi Pengelolaan Kebijakan SDM UGM oleh Paminto Adhi. Kemudian dilanjutkan dengan materi Manajemen Arsip Aktif oleh Fitria Agustina, S.IP., M.Sc.. Hari ketiga, peserta diberikan materi mengenai Tata Naskah Dinas oleh Tim Tata Naskah Dinas UGM. Pada hari ketiga ini, peserta lebih difokuskan pada tata naskah dinas di lingkungan UGM.
Hari keempat, peserta diberikan materi Klasifikasi Arsip oleh Ully Isnaeni Effendi, S.E. Kemudian dilanjutkan dengan praktek klasifikasi arsip yang dipandu oleh beberapa instruktur. Pada hari terakhir, peserta diberikan materi Pemberkasan Arsip yang dipandu oleh Kurniatun, S.IP. , yang kemudian dilanjutkan praktek yang juga dipandu oleh beberapa instruktur. Setelah semua materi diberikan, peserta mengikuti post-test untuk mengukur kemampuan peserta setelah mengikuti diklat kearsipan ini. Pelatihan ditutup oleh Kasubdit Data dan Diklat Direktorat SDM, Erika Purnawati, pada penutupan pelatihan beliau berharap dengan tambahan wawasan dan pengetahuan yang diperoleh peserta Diklat, dapat di implementasikan dalam pelaksanaan tugas masing-masing, dan para peserta dapat lebih mampu meningkatkan kinerja secara optimal terutama dalam melayani kepentingan civitas akademik dan masyarakat dengan dilandasi kepribadian yang lebih baik. (Elma/DSDM)
