Dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi administrasi, Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada (DSDM UGM) menyelenggarakan kegiatan Pelatihan Tata Naskah Dinas bagi Tenaga Kependidikan (Tendik) UGM yang dilakukan secara daring melalui aplikasi Zoom Meeting pada tanggal 11 Maret 2025. Kegiatan ini bertujuan untuk memperkuat pemahaman terkait sistem penulisan, pengelolaan, dan pendokumentasian dokumen resmi sesuai dengan regulasi yang berlaku. Pelaksanaan Pelatihan Tata Naskah Dinas diikuti sebanyak 138 Tendik yang berasal dari perwakilan dari Fakultas/Sekolah, dan Unit Kerja di Lingkungan Kantor Pusat UGM.
Narasumber pertama dalam pelatihan ini adalah Deni Clara Sinta, S.H., M.H. dari Kantor Biro Hukum dan Organisasi. Beliau menyampaikan topik Struktur Organisasi dan Tata Kerja UGM yang diatur dalam Peraturan Rektor Nomor 10 Tahun 2023 tentang Organisasi dan Tata Kerja UGM.
Materi selanjutnya Kebijakan Tata Naskah Dinas di Lingkungan UGM oleh Titi Susanti,S.S.,M.P.A. dari Prodi Pengelolaan dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM. Mengacu pada Peraturan Rektor UGM Nomor 2 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas mengatur beberapa peraturan yaitu jenis, susunan, bentuk, pembuatan, pengamanan, pengesahan, dan pengendalian naskah dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan serta dilaksanakan secara manual dan/atau elektronik. Materi ketiga dalam pelatihan ini disampaikan oleh Farida Yuliani, S.S., M.A. Koordinator Bidang Biro Manajemen Strategis tentang Pembuatan Naskah Dinas. Beliau memulai dengan memberikan contoh surat, nota dinas yang telah diterbitkan. Prinsip dari tata naskah adalah tentang ketelitian, kejelasan, kelogisan, keefektifan, dan kebakuan. Pada sesi ketiga, peserta diajak untuk memahami prinsip dasar tata naskah dinas serta praktik terbaik dalam penyusunan dokumen administratif.
Materi terakhir dengan materi Pengarsipan Naskah Dinas disampaikan oleh Herman Setyawan, S.Pd., M.Sc. “Arsip merupakan rekaman kegiatan/peristiwa, dimana arsip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis biasanya dikelola oleh unit kerja di UGM, sedangkan arsip statis dikelola oleh arsip universitas (pusat)”, ujarnya.
Para peserta pelatihan menyambut baik kegiatan ini dan berharap agar pelatihan serupa dapat terus dilakukan secara berkala. Dengan pemahaman yang lebih baik tentang tata naskah dinas, karyawan UGM diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen serta menjaga keseragaman administrasi di lingkungan kerja. (DSDM/Adi).
