Yogyakarta – Berdasarkan surat edaran Wakil Rektor SDMA tentang Pengisian Aktivitas Harian untuk keperluan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja (ABK) maka mulai Senin 2 April 2018, setiap Tenaga Kependidikan UGM wajib mengisi aktivitas harian melalui portal hris.simaster.ugm.ac.id dengan menggunakan SSO UGM selama 1 bulan, tepatnya pada April 2018. Aplikasi pengisian juga dapat diakses melalui smartphone.
Sosialisasi awal telah dilaksanakan pada Kamis, 15 Maret 2018 di University Club (UC) UGM yang disampaikan langsung oleh Prof.Dr.Ir Bambang Agus Kironoto, selaku Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset, serta Dr. Ratminto, M.Pol.Admin selaku Direktur SDM. Kegiatan sosialisasi diikuti oleh pimpinan unit kerja dan tim yang ditunjuk oleh masing-masing unit kerja. Sosialisasi tersebut diikuti sosialisasi berikutnya yaitu Sosialisasi Teknis pada Jumat 29 Maret 2018 dan diikuti serangkaian roadshow ke beberapa fakultas/sekolah yang membutuhkan informasi lebih detil terkait teknis pengisian, pemantauan pengisian yang dilakukan Tenaga Kependidikan dan sistem kerja tim analisis unit. Beberapa fakultas dan unit yang telah dikunjungi diantaranya Fakultas Peternakan, Fakultas Teknik, Fakultas Kehutanan, Fakultas Teknologi Pertanian, Fakultas Psikologi, Fakultas Geografi, Fakultas Kedokteran, Fakultas Ilmu Budaya, dan Sekolah Pascasarjana.
Hal penting dari pencatatan atau pengisian aktivitas harian ini adalah sebagai instrumen untuk mengumpulkan data agar dapat menghitung dan menganalisis beban kerja organisasi dan masing-masing jabatan maupun Tenaga Kependidikan. Oleh karena itu, data yang dibutuhkan harus komprehensif. Tenaga Kependidikan diwajibkan mengisi aktivitas yang tidak hanya berkaitan dengan pelaksanaan tugas namun juga keperluan dan kegiatan lain atau pribadi termasuk istirahat, makan, beribadah dan kegiatan sosial maupun pribadi lainnya meskipun keluar dari kantor atau tempat kerja.
Pengisian dilakukan dalam rentang waktu per 30 menit dengan menjabarkan uraian tugas atau aktivitas apa saja yang dilakukan beserta rincian durasi (lamanya pengerjaan), kuantitas dan satuan (hasil). Apabila aktivitas yang dilakukan belum selesai dalam waktu 30 menit maka dapat dilanjutkan pada kolom rentang waktu 30 menit selanjutnya dengan menambahkan keterangan ‘lanjutan’ pada akhir uraian tugas.
Dalam rentang waktu 30 menit dapat diisi beberapa aktivitas sebagaimana yang dilakukan sebenarnya. Sebaliknya, jika dalam rentang waktu 30 menit tidak mencapai waktu maksimal aktivitas yaitu 30 menit atau hanya separuh waktu yang terpakai atau juga tidak ada aktivitas sama sekali, maka tidak perlu diisi dan dapat mengisi di rentang waktu 30 menit selanjutnya.
Apabila Tenaga Kependidikan melakukan kegiatan paralel pada waktu tertentu maka juga dapat diisikan dengan pada rentang waktu yang sama dengan menambahkan keterangan paralel.
Apabila karena sesuatu hal, Tenaga Kependidikan tidak dapat mengisi aktivitas harian pada hari tertentu maka pengisian aktivitas ataupun perubahan hanya dapat dilakukan maksimal 2 hari setelah tanggal tersebut. Sebagai contoh misalkan pada hari Senin, seorang Tendik mendapat tugas tertentu dan tidak memungkinkan mengisi aktivitas harian pada Hari Senin tersebut, maka yang bersangkutan masih dapat mengisi aktivitas pada sistem maksimal pada Hari Rabu pukul 23.59 WIB. Setelah itu sistem pengisian untuk Hari Senin akan terkunci otomatis. Sistem penguncian otomatis setiap H+2 ini berlaku mulai tanggal 9 April 2018.
Dalam kerangka pencapaian target kinerja ANJAB dan ABK diperlukan kerjasama seluruh stakeholder di lingkungan UGM. Para Tenaga Kependidikan diharapkan dapat dengan tertib, rinci dan jujur melaksanakan pengisian aktivitas harian sehingga diperoleh data yang rinci dan akurat untuk dianalisis lebih lanjut. Sebagai upaya untuk mendukung program ini maka diberlakukan sistem reward dan punishment. Reward akan diberikan kepada 3 Tenaga Kependidikan dari setiap unit yang dipilih berdasarkan ketertiban, kerincian dan validitas isian. Bagi Tenaga Kependidikan yang tidak melakukan pengisian ataupun melakukan pengisian namun tidak tertib, tidak rinci, tidak jujur atau asal-asalan maka akan mendapatkan punishment. Reward diberikan dalam bentuk penambahan koefisien dalam skema IBK, sedangkan punishment berupa pengurangan koefisien dalam skema IBK. (DSDM/Citra)
