Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada (DSDM UGM) berkomitmen untuk meningkatkan kualitas berbagai pelayanan di lingkungan UGM. Pelayanan prima adalah pelayanan yang memberikan kepuasan bagi pengguna pelayanan. Untuk meningkatkan pelayanan yang prima sebagai penyedia layanan akademik, perlu beberapa hal yang harus disiapkan, seperti sistem teknologi informasi yang terintegerasi, fasilitas fisik yang memadai, juga sumber daya manusia yang berkualitas. Sumber daya manusia yang berkualitas adalah sumber daya yang mampu memahami visi dan misi organisasi, juga dapat mengimplementasikan strategi pelayanan prima sesuai dengan SOP yang telah ditentukan organisasi.
Sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang pelayanan, pengembangan, dan pembaharuan kompetensi secara terus-menerus dan berkesinambungan perlu dilakukan. Terutama dimasa pandemi seperti sekarang ini, sistem pelayanan yang tadinya dilakukan secara tatap muka langsung, saat ini terpaksa harus dilakukan secara daring. Perubahan sistem ini tentunya memerlukan banyak penyesuaian terutama bagi penyedia maupun pengguna pelayanan. Oleh karena itu, sebagai salah satu mekanisme pengembangan dan pembaharuan kompetensi sumber daya manusia dibidang pelayanan akademik, pada tanggal 12 s.d. 14 Agustus 2020, DSDM UGM mengadakan pelatihan Akselerasi Layanan Prima pada Masa Adaptasi Kebiasaan Baru.
Pelatihan ini dilaksanakan secara daring melalui aplikasi Zoom, diikuti oleh sekitar 104 orang peserta yang membidangi pelayanan administrasi akademik dan berasal dari berbagai fakultas dan unit kerja yang ada di lingkungan UGM. Tujuan diadakannya pelatihan ini antara lain, membekali peserta dengan pengetahuan tentang prinsip pelayanan prima sehingga dapat meningkatkan kemampuan komunikasi dan interaksi dengan pengguna pelayanan, terutama untuk pelayanan secara daring.
Hari pertama, pelatihan dibuka dengan sambutan dan penyampaian kontrak diklat oleh Kasubdit Data dan Administrasi Diklat, Erika Purnawati, S.Kom., M.Cs., kemudian dilanjutkan dengan Pre Test. Materi pertama adalah materi “Pelayanan Prima sesuai dengan tatanan UGM pada Masa Adaptasi Kebiasaan Baru” yang disampaikan oleh Dr. Iva Ariani, S.S., M.Hum.. Kemudian materi kedua dilanjutkan oleh Dr. Ratminto, M.Pol.Admin. dengan materi “Tips Akselerasi Layanan Prima pada Masa Adaptasi Kebiasaan Baru”.
Hari kedua dimulai dengan penyampaian materi “Communication Skill dan Complaint Handling” oleh Dr. Muhamad Sulhan, S.IP., M.Si.. Kemudian materi kedua yaitu “Attitude (Inisiatif Proaktif, Stabil Secara Emosional, Percaya Diri dan Motivasi Diri)” yang disampaikan secara interaktif oleh Dr. Sumaryono, M.Si.
Hari terakhir, peserta hanya diberikan satu materi yaitu “Professional Grooming” yang disampaikan oleh presenter TVRI, Ferry Anggara. Professional Grooming atau penampilan diri yang menarik merupakan hal yang cukup penting dalam kehidupan berinteraksi di dunia kerja, terutama bagi pegawai yang kesehariannya bertemu dengan client. Menurut Ferry, penampilan yang menarik bermanfaat untuk memberikan citra pribadi yang positif yang dapat berdampak untuk membangun dan menguatkan citra institusi. Oleh karena itu, Professional Grooming perlu diterapkan bagi peserta diklat ini. Setelah penyampaian materi, diklat dilanjutkan dengan rangkaian penutupan, yaitu Post Test, pengisian kuesioner, kuiz, dan sesi terakhir penutupan oleh Kasubdit Data dan Administrasi Diklat. (Elma/SDM).
