Yogyakarta – Pengelolaan Sumber Daya Manusia dan keuangan di lingkungan Universitas Gadjah Mada menghadapi tantangan dan perubahan yang semakin berat dari waktu ke waktu. Untuk menghadapi tantangan dan perubahan tersebut, diperlukan sumber daya manusia yang profesional dan langkah strategis yang tepat dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia dan keuangan, salah satunya melalui integrasi sistem pengelolaan.
Human Resource Information System (HRIS) dan Sistem Informasi Manajemen Keuangan (Simkeu) merupakan dua sistem primer di Universitas Gadjah Mada. Integrasi dua sistem primer ini merupakan salah satu langkah strategis dalam menjalankan organisasi untuk mencapai visi Universitas, dan harus didukung dengan Sumber Daya Manusia yang handal dan profesional. Enumerator Human Resource Information System (HRIS) dan Operator Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) sebagai pengelola kedua sistem besar tersebut memegang peranan kunci dalam keberhasilan penyelenggaraan kegiatan di bidang kepegawaian dan keuangan lingkungan Universitas Gadjah Mada.
Sebagai antisipasi terhadap perubahan-perubahan dalam sistem penyelenggaraan, meningkatkan sinergi, pengetahuan, pemahaman dan kompetensi enumerator HRIS dan operator PUMK, Direktorat Sumber Daya Manusia bersama dengan Direktorat Keuangan, Kantor Audit Internal dan Direktorat Sumber Daya dan Sistem Informasi Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan Workshop Enumerator HRIS dan Operator PUMK. Kegiatan diselenggarakan pada 21 dan 22 Oktober 2016, diikuti oleh 64 Enumerator HRIS dan 116 Operator PUMK.
Workshop dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi, Dr. Didi Achjari, S.E., Akt., M.Com. Dalam sambutannya beliau menyampaikan bahwa ketelitian dari enumerator data HRIS dan operator PUMK sangat diperlukan dalam memasukkan data. Selama ini database dalam system HRIS ini merupakan data base yang digunakan dalam penggajian, sehingga validitas data sangat dibutuhkan.
“Enumerator HRIS dan operator PUMK harus teliti dalam memasukkan data. Ketika ada keraguan harus memeriksa kembali.” ungkap Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi, Dr. Didi Achjari, S.E., Akt., M.Com.
Selain itu beliau mengingatkan agar enumerator HRIS dan operator PUMK ini selalu meng-update data dalam sistem, karena data-data tersebut sangat berpengaruh terhadap permasalahan keuangan maupun kepegawaian.
Beliau juga menegaskan pentingnya peran enumerator data HRIS. Enumerator HRIS dan operator PUMK ini tugasnya tidak hanya meng-entri data akan tetapi juga sebagai supporting kebijakan pimpinan. Dengan sistem informasi yang sudah terintegrasi ini diharapkan PIC juga saling terkoordinasi, demikian juga diharapkan integrasi kebijakan-kebijakan di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
“Setelah workshop diharapkan kontribusi nyata enumerator HRIS dan operator PUMK terhadap pencapaian kinerja Universitas.” ungkap beliau menutup sambutannya.
Output yang ingin dicapai dari kegiatan ini antara lain sebagai sarana : 1) peningkatan koordinasi dan sinergi antara Enumerator HRIS dan PUMK di lingkungan UGM dalam pemrosesan data kepegawaian dan keuangan; 2) peningkatan mutu dan kualitas data di sistem HRIS dan sistem PUMK; dan 3) identifikasi akar masalah pemrosesan administrasi dan data di bagian kepegawaian dan keuangan.
Untuk mencapai tujuan dan output yang diinginkan, kegiatan dilaksanakan dalam bentuk workshop dan diskusi intensif melalui focus group discussion (FGD), dengan topik permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan dan integrasi sistem HRIS dan sistem keuangan untuk meningkatkan layanan dalam mendukung kinerja pegawai di bidang kepegawaian dan keuangan. Sesi pertama paparan mengangkat isu Mekanisme Pertanggungjawaban Keuangan dan Peraturan Kepegawaian, dengan narasumber Kepala Kantor Audit Internal UGM, Direktur Sumber Daya Manusia UGM dan Direktur Keuangan UGM.
Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi interaktif dalam kelompok. Diskusi kelompok terbagi menjadi dua kelompok. Diskusi kelompok pertama diikuti oleh operator PUMK membahas tentang ketentuan umum universitas tentang belanja pegawai yang meliputi Standar Biaya Umum dan mekanisme pertanggungjawaban keuangan, dengan fasilitator dari Kantor Audit Internal, Direktorat Keuangan dan Direktorat Sumber Daya dan Sistem Informasi. Diskusi kelompok kedua diikuti oleh Enumerator Human Resource Information System (HRIS), dengan fasilitator dari Direktorat Sumber Daya Manusia dan Direktorat Sumber Daya dan Sistem Informasi, membahas tentang Peraturan Kepegawaian yang terdiri dari mekanisme pendaftaran pegawai, fingerprint, mutasi pegawai, SKP dan administrasi kepegawaian lainnya seperti perpanjangan SK, mutasi jabatan, kenaikan pangkat golongan. Dan dilanjutkan dengan pemaparan kesimpulan hasil diskusi. Workshop diakhiri dengan materi pengembangan motivasi kerja dan evaluasi kegiatan. (Dit.SDM/Rima)
