Berdasarkan Rencana Induk Kampus Universitas Gadjah Mada (UGM) 2017-2037 dimana salah satu komitmennya adalah mewujudkan agile university governance melalui pengembangan manajemen yang outcome oriented, fleksibel, dan multiple helix. UGM mengembangkan manajemen yang berorientasi pada hasil, tujuan, maupun dampak, tidak lagi berorientasi pada proses, prosedur, maupun aturan main.
Implikasinya indikator keberhasilan penyelenggaraan universitas juga menyasar pada hasil, tujuan, dan dampak. Dalam hal pengembangan ekosistem pendukung khususnya bidang Sumber Daya Manusia, UGM berkomitmen mengembangkan sistem merit (professionalism) yang mengedepankan aspek-aspek sebagai berikut: kompetensi (competence), kualifikasi (qualification), prestasi kerja/kinerja (performance), akuntabilitas (accountability), transparansi (transparency), keterbukaan (openness), dan keadilan (fairness). Dengan mengedepankan aspek-aspek tersebut diharapkan sumber daya manusia UGM dapat diberdayakan lebih optimal. Pengembangan appraisal system yang sesuai dengan kebutuhan terkini juga menjadi salah satu komitmen UGM, misalnya dengan melakukan pembaruan key performance indicator (KPI) dari yang cenderung process oriented menjadi outcome oriented dengan maksud agar selaras dengan tujuan besar yang hendak dicapai. Tujuan utama dari pengembangan appraisal system adalah memastikan bahwa segenap komponen tata kelola organisasi berjalan tepat fungsi dan tepat guna.
Dalam kerangka mendukung pencapaian komitmen tersebut, UGM melakukan serangkaian evaluasi pengelolaan SDM khususnya dalam bidang manajemen kinerja pegawai. Perubahan penting yang dilakukan diantaranya adalah penataan jabatan dalam upaya menyesuaikan peran, fungsi, dan tanggung jawab jabatan pelaksana. Perubahan penting lainnya adalah penilaian kinerja wajib dilaksanakan dalam kerangka Sistem Manajemen Kinerja Pegawai yang terdiri atas perencanaan kinerja, pelaksanaan, pemantauan, pembinaan, penilaian kinerja, tindak lanjut hasil penilaian kinerja, serta pemberian penghargaan atas kinerja yang dikelola dalam suatu sistem informasi kinerja. Melalui manajemen kinerja Pegawai yang komprehensif tersebut, diharapkan kinerja Pegawai UGM yang tercerminkan dari pencapaian Indikator Kinerja Individu (IKI) dapat diukur kontribusinya terhadap pencapaian kinerja organisasi dalam hal ini adalah indikator kinerja kunci (IKK) perlu ditetapkan oleh organisasi dan atasan. Oleh karena itu, Direktorat Sumber Daya Manusia (DSDM) memandang perlu untuk membuat workshop perencanaan kinerja. Penyelenggaraan Workshop Manajemen Kinerja Seri Perencanaan Kinerja bagi Pejabat Struktural di lingkungan UGM dilaksanakan secara daring yang dibagi menjadi 3 angkatan.
Workshop Manajemen Kinerja angkatan pertama, peserta merupakan pejabat struktural dari Fakultas dan Sekolah, dilaksanakan pada tanggal 7 dan 8 September 2021. Sedangkan angkatan kedua bagi pejabat struktural di lingkungan KPTU diikuti oleh seluruh pejabat struktural di Direktorat dan Kantor di UGM, diselenggarakan pada tanggal 10 dan 11 September 2021. Adapun angkatan ketiga ditujukan bagi para pejabat struktural di Unit Kerja khusus dan Pusat Studi yang dilaksanakan pada tanggal 16 dan 17 September 2021.
Pada pelaksanaan Workshop Manajemen Kinerja (ManKin) ini, DSDM menggandeng sejumlah narasumber yang pakar di bidang manajemen kinerja, yaitu Ely Susanto, SIP, MBA, Ph.D. dan Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum.; beliau merupakan Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang membidangi Manajemen Kinerja Publik. Narasumber selanjutnya adalah Muhammad Sulaiman, S.T., M.T., D.Eng. yang merupakan Direktur Perencanaan dan juga Dr. Ratminto, M.Pol.Admin. yang merupakan Direktur Direktorat SDM UGM.
Materi pertama mengenai Konsep ManKin yang disampaikan oleh Ely Susanto, Mankin dalam sektor pemerintahan menekankan bagaimana lembaga atau organisasi berupaya meningkatkan kinerja SDM, namun terdapat problem dalam tahap implementasi. Salah satu hal penting dalam pelaksanaan ManKin merupakan proses berkelanjutan agar individu menginternalisasi suatu value untuk meningkatkan kinerja, mensyaratkan komunikasi yang baik antara pimpinan organisasi dan pegawai, mendorong penerapan budaya kerja excellent, kompetensi SDM, serta mendorong organisasi untuk memiliki pandangan positif terhadap pegawainya.
Materi Konsep Manajemen Kinerja oleh Ely Susanto, SIP, MBA, Ph.D.
Pada sesi materi pertama, diskusi peserta sangat antusias, salah satu peserta dari Fakultas Ekonomika dan Bisnis mengajukan diskusi mengenai bagaimana mengatasi kondisi tersebut agar pada saat penyusunan target kinerja menjadi lebih akurat. Pada pertanyaan ini, Ely Susanto menyatakan ManKin membutuhkan komitmen dan konsistensi, perlu dilakukan asesmen kemudian melihat proporsi baik yang excellent, moderat, maupun yang tidak excellent. Sebelum mengambil policy, aspirasi pegawai harus betul-betul kita dengarkan.
Materi Manajemen Kinerja Organisasi di UGM oleh Muhammad Sulaiman, S.T., M.T., D.Eng
Selanjutnya materi kedua mengenai Manajemen Kinerja Organisasi di UGM yang disampaikan oleh Direktur Perencanaan UGM, Muhammad Sulaiman, S.T., M.T., D.Eng. Sulaiman menyampaikan kebijakan umum UGM saat ini dalam tahap pendalaman (2017-2022) untuk mengembangkan pendidikan. Tahun ini terdapat sinkronisasi Renstra UGM dengan rencana dari Kementerian. Kebijakan internal UGM mulai dari Statuta Peraturan Pemerintah, Kebijakan Umum dan Tata Kelola Peraturan MWA, RIK Peraturan MWA, dan Renstra Peraturan Rektor. Selain itu beliau juga menyampaikan mengenai bagaimana sinergi antar Unit Kerja dengan didukung sistem dan aplikasi, kemudian terkait strategi pencapaian substansi yang juga berkaitan dengan sharing anggaran dalam pelaksanaan kegiatan. Hal tersebut merupakan momentum yang baik, ManKin bertujuan untuk meningkatkan perbaikan peningkatan kinerja. UGM ini sangat besar dengan variasi sangat besar pula, sehingga ini awal yang baik dan perlu kita lakukan bersama-sama. Kegiatan ini menjadi masukan yang baik untuk menyusun Rencana Jangka Menengah pada tahun depan.
Materi Perencanaan Kinerja Pegawai oleh Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum.
Materi ketiga Perencanaan Kinerja Pegawai disampaikan oleh Dr. Nurhadi Susanto, S.H., M.Hum, beliau menyampaikan dasar dari Manajemen Kinerja dimulai dari perencanaan. Tantangan perencanaan adalah seringkali visi misi sudah maju, tetapi masih ada permasalahan kesiapan di level bawah. Ketika merencanakan di level individu kita perlu melihat aliran visi misi sampai kinerja individu. Dalam perencanaan terkadang tidak ditemukan indikator yang tepat, namun perlunya validasi lembaga bisa menjadi rujukan serta dianggap penting.
Materi Manajemen Kinerja Pegawai di UGM oleh Dr. Ratminto, M.Pol.Admin.
Hari pertama Workshop ManKin Seri Perencanaan Kinerja dilanjutkan dengan materi dari Direktur SDM UGM. Dr. Ratminto, M.Pol.Admin memberikan pemaparan mengenai Manajemen Kinerja Pegawai di UGM. Beliau menyampaikan bahwa saat ini perubahan terjadi sangat cepat, kita harus merespon dengan sangat baik. Pembahasan sebelumnya mengenai budaya organisasi, membuka data untuk sumber daya manusia kita, namun semua itu membutuhkan adanya komitmen yang luar biasa sehingga adanya perubahan. Direktorat SDM dengan Direktorat Perencanaan serta Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi mencoba untuk melakukan perubahan mengenai bagaimana manajemen kinerja pegawai. Dari penilaian DP3 yang dilakukan berdasarkan proses, maka sekarang UGM berencana melakukan perubahan dengan tetap mengutamakan proses namun juga fokus kepada output dan outcome.
Materi Praktik Penyusunan Rencana Kinerja Individu dan KPI yang SMART-C.
Workshop Manajemen Kinerja Seri Perencanaan Kinerja kembali dibuka pada hari kedua yang bertopik Praktik Penyusunan Rencana Kinerja Individu dan KPI yang SMART-C dan Presentasi Hasil Penyusunan Rencana yang dipimpin oleh Dr. Nurhadi Susanto,S.H., M.Hum. dan Tim Fasilitator dari Direktorat SDM. Pada kesempatan ini, peserta dapat saling berbagi dan berdiskusi mengenai hasil penyusunan rencana masing-masing unit. Pada sesi praktek, fasilitator mendemokan aplikasi penunjang pelaksanaan Manajemen Kinerja yang baru yaitu aplikasi PERFORMA+, selain itu juga dijelaskan fitur, modul dan cara bekerja aplikasi manajemen kinerja ke para peserta. (UGM/Rista)
