Yogyakarta – Universitas Gadjah Mada sebagai perguruan tinggi yang mempunyai visi menjadi universitas kelas dunia harus mewujud dalam bentuk organisasi yang handal. Salah satu indikator dari organisasi handal adalah sinergi organisasi. Meningkatkan sinergi antar unit kerja di lingkungan Universitas Gadjah Mada bukanlah hal yang mudah. Kendala dalam komunikasi, prasangka, tumpang tindih tupoksi hingga gesekan antar unit dalam organisasi adalah hambatan yang tanpa disadari juga mengganggu kinerja organisasi. Dalam praktiknya, masih sering dijumpai adanya gesekan antar unit organisasi yang seringkali menimbulkan gejolak yang lebih besar. Jika energi dalam organisasi habis untuk menyelesaikan kendala internal di dalam organisasi, semakin berkurang energi untuk membangun dan mencapai tujuan organisasi. Belum lagi dengan tantangan dari luar organisasi. Oleh karenanya perlu dibangun kembali dan diperkuat sinergi antar organisasi, membentuk mindset one team one spirit, dan hal tersebut dimulai dengan membangun kesadaran yang dimulai dari level para pimpinan unit organisasi. Hal pertama yang dilakukan adalah membangun kesadaran pimpinan organisasi di lingkup Universitas Gadjah Mada bahwa mereka adalah bagian dari tim yang saling melengkapi, bukan saling bersaing, apalagi menjatuhkan.
Menyatukan pimpinan di level atas bukan hal yang sederhana, akan tetapi juga bukan hal yang tidak mungkin. Sebuah tim yang baik adalah hasil dari pembentukan, dan sinergisme kerja antar pimpinannya. Orang-orang yang terpilih di dalam tim bisa saja bukan orang-orang yang hebat, namun sebuah tim yang baik sekalipun bisa berevolusi menjadi tim yang buruk yang menjadi disfungsional ketika sinergi antara anggota tim dan komitmen terhadap organisasi memudar. Berangkat dari pemikiran perlunya memperkuat sinergi, Universitas Gadjah Mada menyelenggarakan Workshop Membangun Sinergi Antar Unit Kerja di lingkungan Kantor Pusat UGM pada tanggal 9-10 Oktober 2015 di Puri Asri Magelang.
Workshop dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia, Prof. Dr. Ir. Budi Santoso Wignyosukarto, Dip. HE. Dalam pengarahannya Prof. Budi menyampaikan bahwa berdasar hasil evaluasi kinerja, target kinerja sebagian unit kerja tidak tercapai dengan baik.
“Serapan dana di sebagian unit kerja masih rendah, artinya target kinerja tidak tercapai dengan baik. Mengapa? Seringkali terjadi benturan-benturan, ada banyak perbedaan pendapat, misalnya dalam hal memahami peraturan pemerintah terkait pengadaan. Seringkali terjadi beda pemahaman yang akhirnya mengganggu kinerja. Hari ini kita mengundang motivator, Pak Hani dan Pak Ahmad Yuniarto, harapannya dapat membantu memotivasi kita membangun sinergi antar unit” ungkap Prof. Budi. Lebih lanjut Prof. Budi menyampaikan harapannya agar setiap pimpinan unit kerja memahami dengan baik implikasi dari setiap ucapan dan tindakannya, kontribusi positif apa yang akan dihasilkan, atau efek negatif apa yang akan dihasilkan.
Rektor UGM, Prof. Ir. Dwikorita Karnawati, M.Sc., Ph.D, dalam pengarahannya menyampaikan bahwa menurut beberapa kajian, masa depan adalah Asia Pasifik bukan lagi Atlantik. Momentum tersebut harus ditangkap UGM dengan mempersiapkan mahasiswa-mahasiswa yang unggul dan tangguh menghadapi masa depan sehingga dapat memengaruhi dunia.
“Menurut beberapa kajian, masa depan adalah Asia Pasifik bukan lagi Atlantik. Indonesia sangat strategis untuk menjadi market, tetapi kita jangan hanya puas menjadi market. Harus jadi produsen, minimal produsen SDM. Tapi bukan sembarang SDM, harus bisa mencetak SDM yang handal. Mimpi menggerakkan dan mempengaruhi dunia hanya bisa terwujud jika kita bisa mencetak mahasiswa yang unggul dan tangguh. Salah satu prosesnya dengan memberikan fasilitas dan pelayanan yang baik untuk mahasiswa.” jelas Ibu Rektor.
“Saya teringat pernah punya pengalaman ikut pramuka sewaktu SD, dibentuk regu-regu. Ketika ada lomba membuat tenda, meskipun masih anak-anak ada komunikasi diantara anggota regu tentang pembagian tugas. Ketika masing-masing mengerjakan tugas, suatu ketika ada angin besar, yang bertugas memasang tenda kewalahan menahan tongkat, spontan anak-anak yang lain langsung membantu menahan, setelah itu kembali menyelesaikan tugas masing-masing. Harapan saya ingin UGM seperti itu, tentunya beda skala tapi ada kesamaan konsep, ada komunikasi, ada proses saling membantu, saling melengkapi. Mari kita bersama menyadari kita ini saling melengkapi tujuannya bukan untuk kita hari ini tapi bagaimana kita merajai Asia Pasifik melalui mahasiswa kita yang unggul. Yang akan menikmati bukan kita tapi anak cucu kita” pungkas Ibu Rektor.
Sesi Membangun Sinergi Antar Unit Kerja diisi oleh Dr. T. Hani Handoko, M.B.A (Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis UGM) dan Bapak Ahmad Yuniarto (Anggota Kehormatan Majelis Wali Amanah UGM).
“Ada yang hilang dari kepemimpinan kita. Apa? Inovasi, semua harus berdasar SOP. Inisiatif, kita ini saling menunggu, saling menerima perintah, tidak ada yang berani ambil inisiatif. Akuntabilitas, tidak ada yang merasa bertanggung jawab menghadapi masalah. Untuk mengeksekusi hal seperti itu butuh kebersamaan, tidak mungkin hanya 1 bagian. Perlu shared leadership, seperti permainan jazz, kepemimpinan bersama membuat tim lintas fungsi mencapai aliran kreativitas, inisiatif dan akuntabilitas secara bebas – tim juga belajar bersama” analisa Dr. Hani Handoko.
Selanjutnya menurut Bapak Ahmad Yuniarto masalah besar yang dihadapi organisasi adalah masalah komunikasi. Perkembangan teknologi mempengaruhi perubahan cara orang berkomunikasi di dalam organisasi.
“Masalah besar komunikasi, kita sudah merasa melakukan komunikasi hanya karena sudah ngirim email. Beberapa perusahaan, sudah ada kebijakan forget email. Untuk bahas masalah internal organisasi kembali ke konservatif conversation as a person. Ketemu diskusi, tahu betul apa yang diinginkan, dipahami dengan baik, kembali making communication as a person. Apakah melalui group-group medsos esensi komunikasi benar-benar tercapai? Saya di kantor lebih senang ngajak jalan, diskusi sambil ngopi. Dalam situasi kerja, dasarnya hubungan antar manusia sampai ke level memahami bahasa raut wajah, bahasa tubuh” ungkap Bapak Ahmad Yuniarto yang juga mantan President Director Schlumberger Oilfield Services Indonesia.
Diskusi sepanjang sesi berlangsung dengan baik diselingi dengan beberapa permainan yang memiliki makna pentingnya bersinergi. Sebagai upaya memperkuat sinergi, masing-masing unit kerja diberi tugas untuk membuat program kerja guna mendukung program Safety, Health, Environment (SHE) yang sedang dirancang Direktorat Pemeliharaan dan Pengelolaan Aset serta program internasionalisasi.
Pada sesi Permasalahan Organisasi dan Tuntutan Kerja Baru yang dipimpin oleh Dr. Gugup Kismono, M.B.A., Ph.D, masing-masing unit kerja mempresentasikan komitmen dan program kerja untuk mendukung SHE dan internasionalisasi. (Dit. SDM)
