Yogyakarta – Pemberian penghargaan dan apresiasi atas kinerja pegawai merupakan salah satu hal yang sudah sepatutnya diberikan dalam rangka memupuk motivasi dan semangat berprestasi. Proses pengajuan penghargaan di Universitas Gadjah Mada secara konsisten telah dilaksanakan, hanya saja masih menggunakan sistem manual. Kesalahan maupun duplikasi data seringkali terjadi dalam hal ini, dikarenakan banyaknya pegawai yang diajukan. Untuk itu, Direktorat Sumber Daya Manusia bekerjasama dengan Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI) mengembangkan suatu sistem berbasis online yang bertujuan untuk memudahkan enumerator di tingkat fakultas maupun unit dalam memproses pengajuan penghargaan.
Dalam rangka mendukung pelaksaaan proses bisnis pengajuan penghargaaan secara online, Direktorat SDM menyelenggarakan Workshop Sistem Pengajuan Penghargaan Online untuk penghargaan Satyalancana Karya Satya dari pemerintah, Kesetiaaan 25 Tahun dari UGM, dan Purnakarya di lingkungan Universitas Gadjah Mada.
Bertempat di ruang komputer DSSDI UGM, pada tanggal 3 November 2017 berlangsung pelaksanaan workshop yang diikuti oleh kurang lebih 50 peserta yang merupakan enumerator unit.
Kegiatan tersebut dibuka oleh Dra. Emmy Indjatmiati, M.Si. selaku sekretaris Direktorat Sumber Daya Manusia. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa adanya sistem berbasis online ini bertujuan untuk mempermudah pengajuan penghargaan. Nantinya semua sistem layanan akan diubah menjadi berbasis online guna meminimalisir kesalahan.
“Sistem informasi pengusulan penerima penghargaan ini sebetulnya sudah lama di cita-citakan, namun baru kali ini bisa terealisasi. Sistem ini tujuannya untuk mempermudah pekerjaan bapak ibu sekalian. Selama ini pengerjaannya masih dengan cara manual dan rentan terjadi kesalahan sehingga menimbulkan kesan tidak profesional. Pengembangan sistem layanan di SDM nantinya akan kita online-kan semua untuk mempermudah dan mengurangi berkas hardcopy yang ada di SDM. Bapak Ibu sekalian, diharapkan semua dokumen pendukung di-upload di sistem supaya usulan bisa kami proses. Apabila dalam sistem ini belum meng-cover kebutuhan bapak ibu, dimohon untuk memberikan masukan supaya sistem ini menjadi sempurna dan bermanfaat untuk semua.” papar beliau dalam sambutannya.
Kepala Seksi Data dan Statistik Direktorat Sumber Daya Manusia, Siti Masithoh, S.Kom. M.Eng. menambahkan bahwa data terkait pengajuan penghargaan mengacu kepada data HRIS. Untuk itu, harus dipastikan ke-valid-an data di HRIS utamanya terkait masa kerja.
“Sistem pengajuan ini mengacu kepada data dari HRIS. Maka dari itu yang paling utama adalah mengecek kevalidan data di HRIS terkait masa kerja. Meskipun adanya sistem ini sudah cukup mengakomodir kebutuhan, akan tetapi pihak dari DIKTI masih menghendaki hardcopy. Maka dari itu sebisa mungkin sistem ini juga memfasilitasi dokumen yang dibutuhkan pada saat proses pengajuan hardfile ke DIKTI.” ujar beliau menambahkan.
Lebih lanjut, Hendranti Wisnu Saputro, S.T., M.Sc. selaku Kepala Seksi Pengembangan Sistem Informasi menjelaskan bahwa hris.simaster.ugm.ac.id saat ini masih berisi pencatatan, belum ada prosesing, sehingga nantinya akan diarahkan ke admin.simaster.ugm.ac.id.
“Memang HRIS masih berisi pencatatan belum ada prosesing, sehingga nantinya akan kami tarik ke staffadmin.simaster.ugm.ac.id tetapi untuk kegiatan uji coba ini masih di taraf staff.simaster.ugm.ac.id. Tujuannya proses-proses itu bisa lewat sistem, sehingga lama-kelamaan data di sistem akan semakin lengkap.” papar beliau.
Kegiatan workshop diapresiasi dengan baik oleh peserta. Terselenggaranya kegiatan ini diharapkan enumerator setingkat unit ataupun fakultas lebih mudah dalam memproses pengajuan penghargaan.
“Harapannya proses pengajuan secara online semakin memudahkan utamanya bagi pihak fakultas maupun universitas. Sebelumnya, enumerator menghitung manual terkait berapa pegawai yang sudah layak diajukan untuk mendapat penghargaan, kemudian baru mengusulkan ke fakultas/bagian kepegawaian unit untuk diserahkan ke SDM. Hal tersebut dirasa tidak efektif dan efisien” ujar salah satu peserta. (Dit. SDM/Myrra)
