Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Gadjah Mada (DSDM UGM) menyelenggarakan kegiatan Pelatihan Tata Naskah Dinas bagi Tenaga Kependidikan UGM yang dilakukan secara daring melalui aplikasi Zoom Meeting pada tanggal 20 Desember 2023. Kegiatan ini diikuti oleh peserta yang berasal dari Fakultas/Sekolah, dan Unit Kerja di Lingkungan Kantor Pusat UGM. Acara dibuka oleh Sekretaris Universitas Dr. Andi Sandi Antonius Tabusassa Tonralipu, S.H., LL.M. dimana dalam sambutannya beliau menyampaikan yang pertama, bahwa pelatihan ini dilakukan sejalan dengan pembaharuan peraturan tentang Tata Naskah Dinas yang baru saja ditetapkan yaitu Peraturan Rektor nomor 21 Tahun 2023. Tata Naskah Dinas ini telah disesuaikan dengan struktur organisasi dan tata kerja universitas yang pada awal bulan Agustus sudah diterapkan. Pelatihan Tata Naskah Dinas diperlukan karena Tata Naskah Dinas merupakan salah satu feature atau tools yang digunakan untuk melegitimasi ataupun mendasari kegiatan, tindakan, dan kebijakan yang diambil dari setiap unit kerja di UGM. Point sambutan yang kedua, di era sekarang kita lebih menekankan pada proses digital dari Tata Naskah Dinas, yang kemudian tujuannya adalah arsip.. Kita harus punya pengelolaan arsip digital yang baik. Sebagai penutup sambutannya, Dr. Andi Sandi memohon kepada para peserta untuk menggunakan kesempatan pelatihan ini untuk belajar dan juga memunculkan awareness dengan manajemen resiko dalam Tata Naskah Dinas.
Para narasumber pelatihan ini merupakan Tim Penyusun Tata Naskah Dinas Universitas Gadjah Mada dengan materi yang disampaikan antara lain Sosialisasi Tata Naskah Dinas UGM: Peraturan Rektor No 21 Tahun 2023 oleh Titi Susanti, S.S., M.P.A, Mengenal Ragam Naskah Dinas oleh Fitria Yuniarti, S.H., M.Kn., Organisasi dan Tata Kerja UGM oleh Endri Heriyanto, S.H., Teknik Pembuatan Naskah Dinas oleh Farida Yuliani, S.S., M.A. Pada pelatihan ini juga dilakukan praktik pembuatan Naskah Dinas sehingga para peserta kedepannya diharapkan dapat memahami dan meminimalisir kesalahan dalam pembuatan Naskah Dinas sesuai dengan peraturan yang terbaru.
Para peserta antusias mengikuti pelatihan, banyak pertanyaan yang mereka sampaikan ketika sesi diskusi. Pertanyaan terutama dalam kasus-kasus persuratan sehari-hari yang kemudian mendapatkan jawaban dan solusi oleh para narasumber, sehingga kedepannya diharapkan tidak ada lagi kesalahan dalam penyusunan Tata Naskah Dinas.
Salah satu peserta pelatihan Tata Naskah Dinas menyampaikan dalam testimoninya “Pelatihan ini sangat baik dan diharapkan bisa rutin dilaksanakan, mengingat belum semua Unit Kerja mengimplementasikan Tata Naskah Dinas secara komprehensif dan benar, karena pada kenyataannya, praktik di lapangan terkadang menemui kendala, misalnya teknis penomoran surat.” (UGM/Adi).
